Способы проверки контрагента перед заключением договора

Заключение договора с контрагентами требует высокой степени предусмотрительности со стороны налогоплательщика. В налоговом кодексе РФ данное требование впервые было оформлено Плениумом Высшего Арбитражного суда в 2006 как “должная осмотрительность”. С 2017 года случаи должной осмотрительности официально обозначились с статье НК РФ 54.1.

Способы проверки контрагента на благонадежность до заключения договора

Перед заключением сделки налогоплательщик (организация) обязательно должна проверить контрагента на благонадежность. Об отсутствии должной осмотрительности свидетельствуют:

• не найденная информация о компании (юридическом лице) в ЕГРЮЛ, регистрация предпринимателя, у которого потерян паспорт или оформление компании на недееспособного физического лица;
• фактическое отсутствие адреса регистрации по указанному в сведениях о контрагенте;
• не уполномоченные лица, пытающиеся подписывать важные документы при сделке;
• постоянное предоставление контрагентом “нулевой отчетности”.

Чтобы проверить контрагента на благонадежность, необходимо проявить должную осмотрительность, выполнив следующие действия:

1. Перед заключением договора найти в базе данных ФНС РФ и распечатать информацию о контрагенте из ЕГРЮЛ;
2. Обоюдно изучить полученные выписки из ЕГРЮЛ удаленно(через отправленные по почте письма с вложениями) или договориться о встрече в офисе для личного знакомства с контрагентом;
3. Изучить учредительные документы контрагента, в которых должны быть указаны полномочия исполняющих лиц, приказ о вступлении на должность руководителя организации, образцы оригинальных (подлинных) подписей учредителей и руководящего звена. Если договор заключается с лицом, уполномоченным на подпись по доверенности, то следует требовать подлинный документ или его копию с отсылкой на доверенность. Обязательно необходимо проверять (визуально ознакомиться) с паспортом человека, который подписывает договор.
4. Запросить у Федеральной Налоговой Службы информацию о наличии возможных налоговых задолженностей у контрагента, привлекался ли к административной или уголовной ответственности за их неуплату.

На что обратить внимание при заключении договора с контрагентом

После проверки контрагента на благонадежность выбирается способ заключения договора на сделку: подписание сторонами одного договора (в 2-х экземплярах), или обмен документами через средства почтовой связи, или совершение конклюдентных действий. Важно помнить и проверять безопасность формирования его страниц. Каждая страница договора должна быть пронумерована, все листы прошиты (место прошивки заклеено), указано количество страниц. Указанная в договоре информация в обязательном порядке закрепляется обоюдными подписями и печатями. Перечисленные предосторожности уберегают юридическое лицо от нежелательных и неправомерных действий контрагента – внесения не оговоренных изменений в договор.

В момент подписания договора с контрагентом обратите внимание на соблюдение требований ГК РФ. Руководитель может заключать договор, если не является одновременно учредителем (соучредителем) организации. Время действия доверенности ограничен (в соответствии с содержанием пункта 1 статьи 186 ГК РФ) и составляет 3 года. В случае указания контрагентом срока действия доверенности на больший срок, она считается заключенной на 1 год. Лицо, заключающее договор, должно иметь такие полномочия.

При заключении сделки с контрагентом важно обратить внимание на весомые моменты:

• договор сделки хранится 4 года с момента его исполнения;
• любые изменения и дополнительные условия должны быть письменно и официально оформлены как дополнительное соглашение к заключенному договору;
• номер и дата заключения договора с контрагентом должна быть фактической -день в день (не задним числом) и совпадать с датой в экземпляре договора контрагента;
• место и время заключения договора должны быть фактическими;
• расходы, связанные с исполнением условий договора, необходимо в нем же прописать;
• наименование и содержание договора должны соответствовать его назначению;
• замысловатые (не доступные для понимания) термины необходимо расшифровать в отдельном разделе договора, чтобы у сторон было единое понимание терминов;
• договор с контрагентом должен направлен на получение экономической выгоды, а не личной.